Elektronische facturatie B2B België 2026: de complete gids
Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische bedrijven die aan de btw zijn onderworpen, hun B2B-facturen via het PEPPOL-netwerk verzenden en ontvangen. Een PDF die per e-mail wordt verzonden, is niet meer conform. Dit is alles wat u moet weten over deze verplichting. Gestructureerde elektronische facturatie is verplicht in België sinds 1 januari 2026. De drie maanden durende tolerantieperiode die door de FOD Financiën was aangekondigd, is verlopen op 31 maart 2026. Boetes zijn nu van kracht. Deze gids geeft een volledig overzicht van de verplichting, de sancties en de stappen om compliant te worden.
Tolerantieperiode verlopen.De FOD Financiën had op 2 december 2025 een tolerantieperiode voor het eerste kwartaal van 2026 aangekondigd. Deze eindigde op 31 maart 2026. Sinds 1 april 2026 zijn de boetes van toepassing zonder voorafgaande waarschuwing.
Wat de wet precies zegt
De verplichting tot gestructureerde elektronische facturatie voor B2B-transacties in België is gebaseerd op twee wettelijke teksten:
- De wet van 6 februari 2024: goedgekeurd door het Belgische Parlement op 1 februari 2024 en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 20 februari 2024. Deze wet legt de verplichting vast voor de uitgifte en ontvangst van gestructureerde facturen voor B2B-transacties tussen btw-plichtige bedrijven.
- Het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025: specificeert de toepassingsmodaliteiten, de conforme formaten, het boeteregime en de regels voor de afronding van de btw. Dit is de tekst die de financiële sancties vastlegt.
De ingangsdatum is 1 januari 2026. Er is geen uitzondering op basis van de grootte van het bedrijf: de verplichting geldt voor alle bedrijven die aan de btw zijn onderworpen in België, van zelfstandigen tot grote ondernemingen.
PEPPOL activeren in Odoo Enterprise gebeurt in enkele stappen in de module Boekhouding. Het is een van de eerste configuraties die we uitvoeren voor elk Odoo-project in België sinds 2026.
Wat een elektronische factuur echt is
Er is vaak verwarring over dit onderwerp, en het kost veel geld voor degenen die het verkeerd begrijpen. Een elektronische factuur in juridische zin is geen PDF die per e-mail wordt verzonden. Een PDF is een gedematerialiseerde factuur, maar geen gestructureerde elektronische factuur.
Een conforme elektronische factuur is een bestand in een gestructureerd formaat dat automatisch door boekhoudsoftware kan worden gelezen, zonder menselijke tussenkomst. In België is het gekozen formaat Peppol BIS Billing 3.0, gebaseerd op de standaard UBL 2.1. Dit bestand bevat dezelfde informatie als een klassieke factuur, maar georganiseerd op een manier die automatische verwerking bij ontvangst mogelijk maakt.
Concreet betekent dit voor uw klant: hij ontvangt geen document meer om te lezen en opnieuw in zijn software in te voeren. Hij ontvangt een bestand dat zijn boekhoudsoftware rechtstreeks importeert, zonder handmatige tussenkomst. Het is sneller, minder foutgevoelig en traceerbaar.
Een PDF per e-mail verzenden na 1 januari 2026 naar een Belgische klant die aan de btw is onderworpen, is een factuur verzenden die de btw-administratie beschouwt als niet uitgegeven. Uw klant kan deze wettelijk weigeren. En u loopt het risico op een boete voor de betreffende factuur.
Wat het PEPPOL-netwerk is
PEPPOL is de afkorting van Pan-European Public Procurement OnLine. Het is een gedecentraliseerd internationaal netwerk dat veilige uitwisseling van elektronische documenten tussen bedrijven en overheden mogelijk maakt. België gebruikt het als een verplicht kanaal voor elektronische B2B-facturatie.
Het netwerk functioneert als een "digitale postdienst". Elk bedrijf registreert zich bij een PEPPOL-toegangspunt (Access Point). Wanneer u een factuur via PEPPOL verstuurt, wordt deze door uw toegangspunt doorgestuurd naar het toegangspunt van uw klant, dat deze in zijn software aflevert. De verzending is veilig, traceerbaar en bevestigd.
Een belangrijk punt dat velen niet weten:in België ontvangt de overheid geen kopie van uw PEPPOL-facturen.Het netwerk is gedecentraliseerd. Uw facturen worden rechtstreeks tussen de privé-toegangspunten verzonden. Dit is heel anders dan het Italiaanse systeem (SDI), waar alle facturen via een staatsplatform gaan. Deze situatie zal rond 2028 veranderen met de introductie van het e-Reporting systeem, soms het "5de hoekje" genoemd, dat automatisch de btw-gegevens naar de FOD Financiën zal verzenden.
Om facturen via PEPPOL te verzenden en te ontvangen, moet uw bedrijf geregistreerd zijn op het netwerk via een gecertificeerd toegangspunt. Onder de beschikbare toegangspunten in België: Odoo (natively geïntegreerd in de Enterprise-licentie), Billit, Falco (Horus Software) en verschillende andere gespecialiseerde aanbieders.
Wie is betrokken en wie niet
De verplichting geldt voor alle Belgische bedrijven die aan btw zijn onderworpen voor hun binnenlandse B2B-transacties, ongeacht de grootte.
| BETROKKEN BIJ DE VERPLICHTING | BUITEN DE VERPLICHTING |
|---|---|
| Alle bedrijven die aan de btw zijn onderworpen · zelfstandigen die aan de btw zijn onderworpen · KMO's en grote bedrijven · vrij beroep dat aan de btw is onderworpen · ambachtslieden, handelaars · voor hun B2B-facturen naar Belgische klanten die ook aan de btw zijn onderworpen | B2C-facturen (naar particulieren) · niet-onderworpen aan btw artikel 44 (huisartsen, tandartsen, psychologen...) · facturen naar buitenlandse klanten · kassabonnen · pro forma facturen · facturen voor bepaalde vrijgestelde handelingen |
Bijzonder geval :als u aan particulieren (B2C) factureert, bent u niet verplicht om via PEPPOL te verzenden. U moet echter in staat zijn omontvangenPEPPOL-facturen van uw leveranciers, zelfs als uw hoofdactiviteit B2C is. De ontvangstplicht geldt voor alle btw-plichtigen.
De boetes voorzien door het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025
Het KB van 8 juli 2025 introduceert een systeem van progressieve boetes. De sancties zijn van toepassing per vastgestelde overtreding, met een graceperiode van drie maanden tussen twee overtredingen.
- Eerste overtreding : 1.500 €per vastgestelde niet-conforme factuur
- Tweede overtreding : 3.000 €(indien vastgesteld meer dan drie maanden na de eerste)
- Derde overtreding en volgende : 5.000 €per overtreding
De graceperiode van drie maanden betekent dat een nieuwe overtreding pas als "recidive" wordt beschouwd als deze ten minste drie maanden na de vorige is vastgesteld. Daarentegen,is de administratie niet verplicht om een waarschuwing te geven voordat een boete wordt opgelegd.In theorie kan een sanctie worden opgelegd bij de eerste vaststelling van een overtreding.
De gevolgen gaan verder dan administratieve boetes. Als een factuur via PEPPOL moest worden verzonden en dat niet is gebeurd, kan de btw-administratie beschouwen dat deze niet is uitgegeven. Dit kan de aftrekbaarheid van de btw op de bijbehorende aankopen aan de klantzijde in twijfel trekken, wat een keten van boekhoudkundige complicaties creëert.
Concreet voorbeeld :u bent een zelfstandige grafisch ontwerper en u stuurt in april 2026 een PDF-factuur van 2.000 € naar een Belgisch communicatiebureau. Het bureau is btw-plichtig. U riskeert een boete van 1.500 €, oftewel 75 % van het bedrag van uw factuur. En het bureau kan wettelijk weigeren te betalen zolang het geen conforme factuur ontvangt.
De tolerantieperiode: wat u moet weten
De FOD Financiën heeft op 2 december 2025 een tolerantieperiode aangekondigd voor het eerste kwartaal van 2026. Gedurende deze periode werden er geen boetes opgelegd aan bedrijven die konden aantonen dat ze redelijke inspanningen hadden geleverd om te voldoen, en dat de vertraging buiten hun wil om was.
Deze tolerantie eindigde op 31 maart 2026. Het was geen algemene vrijstelling: bedrijven die geen enkele regeling hadden getroffen, kwamen er niet voor in aanmerking. Sinds 1 april 2026 worden de sancties toegepast zonder aanvullende graceperiode.
Als uw klant nog niet is ingeschreven op PEPPOL en u hem geen conforme factuur kunt sturen, is hij degene die in overtreding is, niet u. In dat geval kunt u tijdelijk een PDF-factuur naar hem sturen, op voorwaarde dat u de verzending vergezelt van een expliciet verzoek om zijn PEPPOL-inbox te activeren voor toekomstige uitwisselingen.
Bij Wappli activeren en configureren we PEPPOL in Odoo voor elke Belgische klant vanaf de start van het project. De naleving maakt sinds 2026 deel uit van de standaardomvang.
Een nieuwe btw-afrondingsregel
De AR van 8 juli 2025 introduceert ook een belangrijke technische wijziging in de berekening van de btw. Tot nu toe rondde bepaalde software de btw regel per regel op een factuur af. Voortaan moet de afronding plaatsvinden op het niveau van het totaalbedrag van de factuur, niet op elke regel afzonderlijk.
Deze wijziging lijkt misschien klein, maar heeft praktische gevolgen: facturen die zijn gegenereerd door software die niet is bijgewerkt, kunnen iets andere btw-bedragen opleveren dan verwacht. Als uw facturatiesoftware deze regel niet heeft geïntegreerd, kunnen uw facturen technisch niet conform zijn, zelfs als u bent ingeschreven op PEPPOL. Controleer of uw oplossing deze update correct heeft toegepast.
Hoe in overeenstemming te komen: de stappen
Als u nog niet in overeenstemming bent, volgt hier de te nemen stappen.
Stap 1: kies een software of een PEPPOL-toegangspunt
U heeft een software of dienst nodig die facturen genereert in het Peppol BIS Billing 3.0-formaat en u in staat stelt deze via het netwerk te verzenden en te ontvangen. De beschikbare opties in België omvatten gespecialiseerde facturatiesoftware (Billit, Falco, Peppol Box), ERP-systemen die PEPPOL van nature integreren (Odoo Enterprise), en digitaliseringsoplossingen die verbinding maken met uw bestaande systeem via een API.
Stap 2: registreer u op het PEPPOL-netwerk
Om bereikbaar te zijn op PEPPOL, moet uw bedrijf geregistreerd zijn in de PEPPOL-gids met uw ondernemingsnummer BCE (EAS-identificatie 0208). Deze registratie gebeurt via uw toegangspunt. Dit is meestal automatisch bij de activatie van uw account op een compatibel platform.
Stap 3: werk uw klantendossiers bij
Om facturen via PEPPOL te verzenden, moet u het PEPPOL-identificatienummer van elk van uw btw-plichtige klanten kennen. In Odoo gebeurt deze instelling op het dossier van elke klant. Voor een groot aantal klanten is een massale import via een Excel-bestand mogelijk. Voor klanten die nog niet op PEPPOL zijn geregistreerd, moet u contact met hen opnemen om hen te vragen dit te doen.
Stap 4: informeer uw leveranciers
Om conforme facturen van uw leveranciers te ontvangen, moeten zij uw PEPPOL-identificatienummer kennen. Communiceer dit aan uw belangrijkste leveranciers en vraag hen dit kanaal te gebruiken voor al uw toekomstige facturen.
Stap 5: test voordat u volledig overschakelt
De meeste oplossingen stellen u in staat om testfacturen te verzenden voordat de echte productie begint. Maak hiervan gebruik om te controleren of de formaten correct zijn, of uw klanten ze goed ontvangen in hun software en of de btw-bedragen worden weergegeven volgens de nieuwe afrondingsregels.
Het fiscale voordeel van de overgang
Om de adoptie van elektronische facturatie te vergemakkelijken, heeft de Belgische overheid een fiscaal voordeel voorzien. Voor de belastingperiodes 2024 tot 2027 kunnen KMO's en zelfstandigen profiteren van eenverhoogde fiscale aftrek van 120 %over de abonnements voor software voor elektronische facturatie en de adviesdiensten voor hun implementatie.
Hoe ervan te profiteren :deze aftrek is van toepassing op software-abonnementen (niet op eenmalige licenties), uitsluitend op de meerkosten die verband houden met elektronische facturatie. Het valt onder de de-minimissteun. Controleer de exacte voorwaarden met uw accountant voordat u het toepast, aangezien de specifieke criteria kunnen variëren afhankelijk van uw status.
Als u een Waalse KMO bent, kunnen de ondernemingscheques ook een deel van de begeleiding financieren die verband houdt met uw conformiteit. Wappli is een erkende aanbieder van ondernemingscheques in Wallonië voor digitale maturiteitsprojecten, wat de begeleiding bij de implementatie van elektronische facturatie omvat.
Wat PEPPOL op lange termijn verandert
PEPPOL is de eerste stap in een diepere transformatie van B2B-uitwisselingen in Europa. De Europese richtlijn ViDA (BTW in het Digitale Tijdperk) voorziet in de generalisatie van elektronische facturatie voor alle grensoverschrijdende B2B-transacties in de EU tegen 2030.
In België is de volgende stap e-Reporting, gepland voor 2028. Dit zal inhouden dat automatisch aan de FOD Financiën de BTW-gegevens van alle facturen (bedragen, tarieven, BTW-nummers van de partijen) in quasi-realtime worden doorgegeven. In tegenstelling tot het huidige PEPPOL, zal de overheid deze keer toegang hebben tot de gegevens van elke transactie. Voor bedrijven die al op PEPPOL zijn ingesteld, zal deze evolutie een natuurlijke uitbreiding van het bestaande systeem zijn.
Zich nu conformeren is ook de basis leggen voor de komende verplichtingen in plaats van achter elke regelgeving aan te rennen.
Wat belangrijk is om te onthouden
Gestructureerde elektronische facturatie via PEPPOL is verplicht in België sinds 1 januari 2026 voor alle B2B-transacties tussen belastingplichtige bedrijven. De tolerantieperiode van het eerste kwartaal van 2026 is voorbij. De boetes voorzien door het KB van 8 juli 2025 bedragen 1.500 €, 3.000 € en vervolgens 5.000 € afhankelijk van het aantal vastgestelde inbreuken.
Een PDF die per e-mail wordt verzonden, is niet conform. De conformiteit vereist een software of een dienst die verbonden is met het PEPPOL-netwerk, een inschrijving in de PEPPOL-gids en de configuratie van de PEPPOL-identificaties van uw klanten.
Als u Odoo Enterprise gebruikt, is de PEPPOL-conformiteit inbegrepen in uw licentie zonder extra kosten per document. Als u een andere software gebruikt, controleer dan of deze de update van de btw-afronding zoals voorzien door het KB van 8 juli 2025 heeft geïntegreerd, naast de PEPPOL-connectiviteit.
VERBONDEN PAGINA'S