Facturation électronique B2B Belgique 2026 : le guide complet
Depuis le 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA doivent émettre et recevoir leurs factures B2B via le réseau PEPPOL. Un PDF envoyé par email n'est plus conforme. Voici tout ce que vous devez savoir sur cette obligation. La facturation électronique structurée est obligatoire en Belgique depuis le 1er janvier 2026. La période de tolérance de trois mois annoncée par le SPF Finances est expirée depuis le 31 mars 2026. Les amendes sont désormais effectives. Ce guide fait le point complet sur l'obligation, les sanctions et les étapes pour se mettre en conformité.
Période de tolérance expirée. Le SPF Finances avait annoncé le 2 décembre 2025 une période de tolérance pour le premier trimestre 2026. Elle s'est terminée le 31 mars 2026. Depuis le 1er avril 2026, les amendes s'appliquent sans avertissement préalable obligatoire.
Ce que dit la loi exactement
L'obligation de facturation électronique structurée pour les transactions B2B en Belgique est fondée sur deux textes légaux :
- La loi du 6 février 2024 : approuvée au Parlement belge le 1er février 2024 et publiée au Moniteur belge le 20 février 2024. Elle inscrit dans le Code de la TVA l'obligation d'émission et de réception de factures structurées pour les transactions B2B entre entreprises assujetties à la TVA.
- L'Arrêté Royal du 8 juillet 2025 : précise les modalités d'application, les formats conformes, le régime des amendes et les règles d'arrondi de la TVA. C'est ce texte qui établit les sanctions financières.
La date d'entrée en vigueur est le 1er janvier 2026. Il n'y a pas de dérogation selon la taille de l'entreprise : l'obligation s'applique à toutes les entreprises assujetties à la TVA en Belgique, des indépendants aux grandes sociétés.
Activer PEPPOL dans Odoo Enterprise se fait en quelques étapes dans le module Comptabilité. C'est l'une des premières configurations que nous réalisons sur tout projet Odoo en Belgique depuis 2026.
Ce qu'est vraiment une facture électronique
Il y a une confusion fréquente sur ce sujet, et elle coûte cher à ceux qui la font. Une facture électronique au sens légal n'est pas un PDF envoyé par email. Un PDF est une facture dématérialisée, mais pas une facture électronique structurée.
Une facture électronique conforme est un fichier dans un format structuré et lisible automatiquement par les logiciels comptables, sans intervention humaine. En Belgique, le format retenu est le Peppol BIS Billing 3.0, basé sur le standard UBL 2.1. Ce fichier contient les mêmes informations qu'une facture classique, mais organisées de façon à être traitées automatiquement à la réception.
Concrètement, ce que ça change pour votre client : il ne reçoit plus un document à lire et à retaper dans son logiciel. Il reçoit un fichier que son logiciel comptable importe directement, sans intervention manuelle. C'est plus rapide, moins sujet aux erreurs et traçable.
Envoyer un PDF par email après le 1er janvier 2026 à un client belge assujetti à la TVA, c'est envoyer une facture que l'administration TVA considère comme non émise. Votre client peut la refuser légalement. Et vous risquez une amende sur la facture concernée.
Ce qu'est le réseau PEPPOL
PEPPOL est l'acronyme de Pan-European Public Procurement OnLine. C'est un réseau international décentralisé qui permet l'échange sécurisé de documents électroniques entre entreprises et administrations. La Belgique l'utilise comme canal obligatoire pour la facturation électronique B2B.
Le réseau fonctionne comme un "service postal numérique". Chaque entreprise s'inscrit auprès d'un point d'accès PEPPOL (Access Point). Quand vous envoyez une facture via PEPPOL, votre point d'accès la transmet au point d'accès de votre client, qui la délivre dans son logiciel. La transmission est sécurisée, tracée et confirmée.
Un point important que beaucoup ignorent : en Belgique, le gouvernement ne reçoit pas de copie de vos factures PEPPOL. Le réseau est décentralisé. Vos factures transitent directement entre les points d'accès privés. C'est très différent du système italien (SDI), où toutes les factures passent par une plateforme d'État. Cette situation changera vers 2028 avec l'introduction du système d'e-Reporting, parfois appelé "5ème coin", qui transmettra automatiquement les données TVA au SPF Finances.
Pour envoyer et recevoir des factures via PEPPOL, votre entreprise doit être inscrite sur le réseau via un point d'accès certifié. Parmi les points d'accès disponibles en Belgique : Odoo (intégré nativement dans la licence Enterprise), Billit, Falco (Horus Software), et plusieurs autres prestataires spécialisés.
Qui est concerné et qui ne l'est pas
L'obligation concerne toutes les entreprises belges assujetties à la TVA pour leurs transactions B2B domestiques, sans distinction de taille.
| CONCERNÉ PAR L'OBLIGATION | HORS OBLIGATION |
|---|---|
| Toutes les entreprises assujetties à la TVA · indépendants assujettis · PME et grandes entreprises · professions libérales assujetties · artisans, commerçants · pour leurs factures B2B vers des clients belges également assujettis | Factures B2C (vers des particuliers) · non-assujettis TVA article 44 (médecins généralistes, dentistes, psychologues...) · factures vers des clients étrangers · tickets de caisse · factures pro forma · factures pour certaines opérations exonérées |
Cas particulier : si vous facturez des particuliers (B2C), vous n'avez pas l'obligation d'envoyer via PEPPOL. En revanche, vous devez être capable de recevoir des factures PEPPOL de vos fournisseurs, même si votre activité principale est B2C. L'obligation de réception s'applique à tous les assujettis TVA.
Les amendes prévues par l'Arrêté Royal du 8 juillet 2025
L'AR du 8 juillet 2025 introduit un régime d'amendes progressives. Les sanctions s'appliquent par infraction constatée, avec un délai de grâce de trois mois entre deux infractions.
- Première infraction : 1 500 € par facture non conforme constatée
- Deuxième infraction : 3 000 € (si constatée plus de trois mois après la première)
- Troisième infraction et suivantes : 5 000 € par infraction
Le délai de grâce de trois mois signifie qu'une nouvelle infraction n'est comptabilisée comme "récidive" que si elle est constatée au moins trois mois après la précédente. En revanche, l'administration n'est pas tenue d'adresser un avertissement avant d'infliger une amende. En théorie, une sanction peut être appliquée dès la première constatation d'une infraction.
Les conséquences vont au-delà des amendes administratives. Si une facture devait être transmise via PEPPOL et qu'elle ne l'a pas été, l'administration TVA peut considérer qu'elle n'a pas été émise. Cela peut remettre en cause la déductibilité de la TVA sur les achats correspondants côté client, créant une cascade de complications comptables.
Exemple concret : vous êtes graphiste indépendant et vous envoyez une facture PDF de 2 000 € à une agence de communication belge en avril 2026. L'agence est assujettie à la TVA. Vous risquez une amende de 1 500 €, soit 75 % du montant de votre facture. Et l'agence peut légalement refuser de payer tant qu'elle ne reçoit pas une facture conforme.
La période de tolérance : ce qu'il faut savoir
Le SPF Finances a annoncé le 2 décembre 2025 une période de tolérance pour le premier trimestre 2026. Pendant cette période, aucune amende n'était appliquée aux entreprises pouvant démontrer qu'elles avaient fourni des efforts raisonnables pour se conformer, et que le retard était indépendant de leur volonté.
Cette tolérance s'est terminée le 31 mars 2026. Elle ne constituait pas une dispense générale : les entreprises qui n'avaient pris aucune disposition n'en bénéficiaient pas. Depuis le 1er avril 2026, les sanctions s'appliquent sans période de grâce complémentaire.
Si votre client n'est pas encore inscrit sur PEPPOL et que vous ne pouvez pas lui transmettre une facture conforme, c'est lui qui est en infraction, pas vous. Dans ce cas, vous pouvez temporairement lui envoyer une facture PDF, à condition d'accompagner l'envoi d'une demande explicite qu'il active sa boîte de réception PEPPOL pour les échanges futurs.
Chez Wappli, nous activons et configurons PEPPOL dans Odoo pour chaque client belge dès le démarrage du projet. La mise en conformité fait partie du périmètre standard depuis 2026.
Une nouvelle règle d'arrondi de la TVA
L'AR du 8 juillet 2025 introduit également une modification technique importante dans le calcul de la TVA. Jusqu'ici, certains logiciels arrondissaient la TVA ligne par ligne sur une facture. Désormais, l'arrondi doit se faire au niveau du montant total de la facture, pas sur chaque ligne individuellement.
Ce changement peut sembler mineur mais il a des conséquences pratiques : des factures générées par des logiciels qui n'ont pas été mis à jour peuvent produire des montants de TVA légèrement différents de ceux attendus. Si votre logiciel de facturation n'a pas intégré cette règle, vos factures peuvent être techniquement non conformes même si vous êtes inscrit sur PEPPOL. Vérifiez que votre solution a bien appliqué cette mise à jour.
Comment se mettre en conformité : les étapes
Si vous n'êtes pas encore conforme, voici la démarche à suivre.
Étape 1 : choisir un logiciel ou un point d'accès PEPPOL
Vous avez besoin d'un logiciel ou d'un service qui génère des factures au format Peppol BIS Billing 3.0 et vous permet de les envoyer et recevoir via le réseau. Les options disponibles en Belgique incluent des logiciels de facturation spécialisés (Billit, Falco, Peppol Box), des ERP qui intègrent PEPPOL nativement (Odoo Enterprise), et des solutions de dématérialisation qui se connectent à votre système existant via une API.
Étape 2 : s'inscrire sur le réseau PEPPOL
Pour être joignable sur PEPPOL, votre entreprise doit être enregistrée dans l'annuaire PEPPOL avec votre numéro d'entreprise BCE (identifiant EAS 0208). Cette inscription se fait via votre point d'accès. C'est généralement automatique lors de l'activation de votre compte sur une plateforme compatible.
Étape 3 : mettre à jour vos fiches clients
Pour envoyer des factures via PEPPOL, vous devez connaître l'identifiant PEPPOL de chacun de vos clients assujettis à la TVA. Dans Odoo, ce paramétrage se fait sur la fiche de chaque client. Pour un grand nombre de clients, un import en masse via fichier Excel est possible. Pour les clients qui ne sont pas encore inscrits sur PEPPOL, vous devez les contacter pour leur demander de le faire.
Étape 4 : informer vos fournisseurs
Pour recevoir des factures conformes de vos fournisseurs, ceux-ci doivent connaître votre identifiant PEPPOL. Communiquez-le à vos fournisseurs principaux et demandez-leur d'utiliser ce canal pour toutes vos futures factures.
Étape 5 : tester avant de basculer complètement
La plupart des solutions permettent d'envoyer des factures de test avant la mise en production réelle. Profitez-en pour vérifier que les formats sont corrects, que vos clients les reçoivent bien dans leur logiciel et que les montants de TVA s'affichent conformément aux nouvelles règles d'arrondi.
L'avantage fiscal de la transition
Pour faciliter l'adoption de la facturation électronique, le gouvernement belge a prévu un incitant fiscal. Pour les périodes imposables 2024 à 2027, les PME et indépendants peuvent bénéficier d'une déduction fiscale majorée de 120 % sur les frais d'abonnement à des logiciels de facturation électronique et les prestations de conseil pour leur mise en place.
Comment en bénéficier : cette déduction s'applique aux abonnements logiciels (pas aux licences en achat unique), uniquement sur le surcoût lié à la facturation électronique. Elle s'inscrit dans les aides de minimis. Vérifiez les conditions exactes avec votre comptable avant de l'appliquer, car les critères précis peuvent varier selon votre statut.
Si vous êtes une PME wallonne, les chèques-entreprises peuvent également financer une partie de l'accompagnement lié à votre mise en conformité. Wappli est prestataire agréé chèques-entreprises Wallonie pour les projets de maturité numérique, ce qui inclut l'accompagnement à la mise en place de la facturation électronique.
Ce que change PEPPOL à long terme
PEPPOL est la première étape d'une transformation plus profonde des échanges B2B en Europe. La directive européenne ViDA (TVA à l'Ère Numérique) prévoit de généraliser la facturation électronique à l'ensemble des transactions B2B transfrontalières dans l'UE d'ici 2030.
En Belgique, l'étape suivante est l'e-Reporting, prévu pour 2028. Il consistera à transmettre automatiquement au SPF Finances les données TVA de toutes les factures (montants, taux, numéros de TVA des parties) en quasi-temps réel. Contrairement à PEPPOL actuel, le gouvernement aura cette fois accès aux données de chaque transaction. Pour les entreprises déjà configurées sur PEPPOL, cette évolution sera une extension naturelle du système en place.
Se mettre en conformité maintenant, c'est aussi préparer le terrain pour les obligations à venir plutôt que de courir après chaque échéance réglementaire.
Ce qu'il faut retenir
La facturation électronique structurée via PEPPOL est obligatoire en Belgique depuis le 1er janvier 2026 pour toutes les transactions B2B entre entreprises assujetties à la TVA. La période de tolérance du premier trimestre 2026 est terminée. Les amendes prévues par l'AR du 8 juillet 2025 s'élèvent à 1 500 €, 3 000 € puis 5 000 € selon le nombre d'infractions constatées.
Un PDF envoyé par email n'est pas conforme. La conformité nécessite un logiciel ou un service connecté au réseau PEPPOL, une inscription dans l'annuaire PEPPOL et le paramétrage des identifiants PEPPOL de vos clients.
Si vous utilisez Odoo Enterprise, la conformité PEPPOL est incluse dans votre licence sans coût supplémentaire par document. Si vous utilisez un autre logiciel, vérifiez qu'il a bien intégré la mise à jour de l'arrondi TVA prévue par l'AR du 8 juillet 2025, en plus de la connectivité PEPPOL.
PAGES LIÉES