PEPPOL: alles begrijpen in 5 minuten (zonder informaticus te zijn)
We praten er al twee jaar over. Uw boekhouder heeft het genoemd. Uw software toont berichten hierover. Maar wat is PEPPOL precies? Hier is de eenvoudigste uitleg mogelijk.
U hoeft de technologie achter PEPPOL niet te begrijpen om te weten wat u ermee moet doen. Dit artikel legt uit wat het is, waarom het u aangaat en wat het concreet verandert in uw manier van factureren.
De analogie die alles uitlegt
Stel je voor dat je tot nu toe je facturen per gewone post verstuurde. Je drukte een document af, stopte het in een envelop, en je klant ontving het, opende het en kopieerde de cijfers in zijn eigen software. Het werkte, maar het was traag, handmatig en foutgevoelig.
PEPPOL is als overstappen naar digitale aangetekende post. Je verstuurt je factuur via een beveiligd netwerk. Het komt rechtstreeks in de boekhoudsoftware van je klant, zonder dat hij iets opnieuw hoeft in te voeren. Er is een ontvangstbevestiging. Het formaat is gestandaardiseerd. Iedereen spreekt dezelfde taal.
Het is geen overheidsplatform. Het is geen software. Het is een netwerk, zoals internet, maar uitsluitend voor de uitwisseling van facturatie-documenten.
Een factuur die via PEPPOL is ontvangen, wordt rechtstreeks in Odoo geïmporteerd, zonder enige handmatige invoer. De tijdswinst is onmiddellijk vanaf de eerste maand.
Waarom heet het PEPPOL
De afkorting staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Dat helpt je niet veel verder, dat zijn we eens. Wat je moet onthouden: het is een netwerk dat is opgezet door de Europese regeringen om de uitwisseling van elektronische documenten tussen bedrijven en overheden te standaardiseren. Het werd aanvankelijk gebruikt voor overheidsopdrachten. Sinds 2026 in België breidt het zich uit naar commerciële transacties tussen particuliere bedrijven.
Verscheidene tientallen landen gebruiken PEPPOL, in Europa en daarbuiten. Je factuur kan theoretisch een leverancier in Australië of Singapore bereiken via hetzelfde netwerk. Voorlopig betreft de Belgische verplichting alleen B2B-transacties tussen Belgische bedrijven, maar het netwerk is al wereldwijd.
Hoe het werkt in drie stappen
Je maakt je factuur aan in je software
Precies zoals voorheen. Je vult de klant, de regels, de bedragen in. Daar verandert niets aan.
Je software verstuurt de factuur via een PEPPOL-toegangspunt
In plaats van een PDF te genereren en deze per e-mail te versturen, transformeert je software de factuur in een gestructureerd bestand (UBL 2.1-formaat) en verzendt deze via het PEPPOL-netwerk. Je PEPPOL-toegangspunt neemt contact op met dat van je klant.
Je klant ontvangt de factuur rechtstreeks in zijn software
De boekhoudsoftware van je klant ontvangt het bestand en integreert het automatisch. Geen handmatige invoer, geen e-mail om in de inbox te zoeken. Je ontvangt een bevestiging dat de factuur correct is verzonden.
Het PEPPOL-toegangspunt is de dienstverlener die u met het netwerk verbindt. Hij beheert de technische overdracht. In Odoo Enterprise is Odoo zelf uw toegangspunt, inbegrepen zonder extra kosten en zonder volumelimiet. Andere oplossingen bieden aparte toegangspunten aan zoals Billit of Falco.
Wat dit concreet voor u verandert
De manier waarop u een factuur aanmaakt, verandert niet. Wat verandert, is hoe deze wordt verzonden en hoe deze bij uw klant aankomt.
Aan de verzendkant: in plaats van op "Verstuur per e-mail" te klikken, klikt u op "Verstuur via PEPPOL". Uw software regelt de rest. Als uw klant nog niet op PEPPOL is geregistreerd, laat uw software het u weten en kunt u tijdelijk een PDF verzenden.
Aan de ontvangkant: de facturen van uw leveranciers komen rechtstreeks in uw boekhoudsoftware binnen. U valideert ze in plaats van ze in te voeren. Dit is meestal waar de tijdswinst het meest zichtbaar is, vooral als u veel leveranciers heeft.
De grootste verandering is niet het verzenden via PEPPOL. Het is het ontvangen via PEPPOL. Wanneer uw inkoopfacturen automatisch in uw boekhouding worden geïmporteerd, realiseert u zich hoeveel tijd u verloor met het overtypen.
Het verplichte gedeelte in België
Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische bedrijven die aan btw zijn onderworpen, hun B2B-facturen via PEPPOL verzenden en ontvangen. Een PDF per e-mail is niet langer wettelijk conform voor transacties tussen Belgische bedrijven die aan btw zijn onderworpen.
De boetes voorzien door het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 bedragen 1.500 € voor de eerste vastgestelde overtreding, 3.000 € voor de tweede, en 5.000 € voor de volgende. De tolerantieperiode van het eerste kwartaal van 2026 is sinds 31 maart 2026 afgelopen.
Als u aan particulieren (B2C) factureert, bent u niet verplicht om via PEPPOL te verzenden. U moet echter in staat zijn om PEPPOL-facturen van uw leveranciers te ontvangen. De ontvangstplicht geldt voor alle btw-plichtigen.
In Odoo wordt PEPPOL in enkele klikken geactiveerd. De configuratie van de PEPPOL-identificaties van uw klanten kan indien nodig in bulk worden gedaan.
De vragen die ons het vaakst worden gesteld
Ziet de Belgische overheid mijn facturen?
Ziet de Belgische overheid mijn facturen?Nee. PEPPOL is een gedecentraliseerd netwerk. Uw facturen worden rechtstreeks verzonden tussen uw toegangspunt en dat van uw klant. De FOD Financiën heeft daar geen toegang toe. Dit zal anders zijn vanaf 2028, wanneer België een e-Reporting systeem zal implementeren dat de btw-gegevens in real-time aan de fiscus doorgeeft.
Wat te doen als mijn klant nog niet op PEPPOL is?
Wat te doen als mijn klant nog niet op PEPPOL zit?Hij is de overtreder, niet u. U kunt hem tijdelijk een PDF sturen, op voorwaarde dat u hem schriftelijk vraagt zijn PEPPOL-inbox te activeren. Bewaar deze e-mail ter bescherming. Uw software geeft meestal aan of een klant niet in de PEPPOL-gids kan worden gevonden voordat u verzendt.
Moet je je ergens inschrijven?
Moet ik me ergens inschrijven?Ja, op het PEPPOL-netwerk via een toegangspunt. Deze registratie gebeurt meestal via uw facturatiesoftware of uw ERP. In Odoo Enterprise is dit inbegrepen en het gebeurt in enkele stappen in de module Boekhouding. Voor andere software gaat u via een dienstverlener zoals Billit, Falco of Peppol Box.
Is het technisch ingewikkeld?
Is het technisch ingewikkeld?Nee. Eenmaal geconfigureerd, denkt u er niet meer aan. Het is zoals het een keer instellen van uw e-mailadres, en daarna verstuurt u e-mails zonder ooit meer aan de configuratie te denken. Het technische gedeelte wordt beheerd door uw toegangspunt.
Is mijn huidige software compatibel?
Is mijn huidige software compatibel?De meeste serieuze facturatiesoftware heeft PEPPOL geïntegreerd sinds 2025. Controleer bij uw uitgever of PEPPOL beschikbaar is in uw versie en of er extra kosten van toepassing zijn. In Odoo Enterprise is dit inbegrepen in de licentie zonder extra kosten per document.
Werkt het met klanten in andere landen?
Ja, als uw buitenlandse klant ook op PEPPOL is ingeschreven. Het netwerk is internationaal. De wettelijke verplichting betreft Belgische B2B-transacties, maar als uw Duitse of Franse leverancier op PEPPOL staat, kunt u via hetzelfde netwerk met hem communiceren.
Wat u moet doen als het nog niet gedaan is
Als u nog niet compliant bent, is de procedure eenvoudig. Begin met te controleren of uw huidige software PEPPOL ondersteunt. Als dat zo is, activeer het en registreer u op het netwerk. Zo niet, dan moet u ofwel uw software bijwerken, ofwel gebruik maken van een aparte PEPPOL-toegangsdienst die verbinding maakt met uw bestaande systeem via een API.
Vul vervolgens de PEPPOL-identificaties van uw klanten in uw software in (Belgisch btw-nummer of ondernemingsnummer BCE). Communiceer uw eigen PEPPOL-identificatie aan uw leveranciers zodat zij u correct hun facturen kunnen sturen.
Als u Odoo Enterprise bij Wappli gebruikt, is PEPPOL inbegrepen en configureren wij het voor elk Belgisch project. Als u een andere oplossing gebruikt en niet weet waar te beginnen, neem dan contact met ons op voor een snelle uitwisseling.
Samengevat, onthoud gewoon dit
PEPPOL is het netwerk dat e-mail vervangt voor de uitwisseling van facturen tussen Belgische bedrijven die aan btw zijn onderworpen. Een PDF is sinds 1 januari 2026 niet meer conform. Registreren op PEPPOL is eenvoudig en gebeurt via uw facturatiesoftware of een gespecialiseerde dienst.Eenmaal geconfigureerd, denkt u niet meer aan PEPPOL: uw software regelt dit automatisch bij elke factuur.
VERBONDEN PAGINA'S