Odoo en de Belgische boekhouding: BTW, PEPPOL en elektronische facturatie
Odoo is opgericht in België en zijn boekhoudmodule is een van de best aangepaste aan de Belgische wettelijke vereisten. Boekhoudplan PCMN, BTW-tarieven, native PEPPOL, periodieke aangiften: dit is wat het echt dekt en hoe het werkt.
Wanneer men een ERP kiest voor een Belgische KMO, is de vraag naar boekhoudcompatibiliteit vaak de eerste die door de leidinggevenden en boekhouders wordt gesteld. Odoo heeft het unieke voordeel dat het zelf van Belgische oorsprong is: zijn boekhoudmodule is ontwikkeld met directe kennis van de Belgische wettelijke vereisten en wordt bijgewerkt bij elke regelgevingsevolutie.
Dit artikel is gericht op zowel KMO-leidinggevenden die willen begrijpen wat Odoo op boekhoudkundig vlak dekt, als op boekhouders of fiduciaires die concreet willen evalueren wat de software van nature beheert.
Het geïntegreerde Belgische boekhoudplan (PCMN)
Het Minimum Normaal Boekhoudplan van België, de PCMN, is de basisstructuur van elke bedrijfsboekhouding in België. Odoo integreert het van nature in zijn Belgische locatie. Wanneer u Odoo installeert met de locatie BE, zijn de rekeningen vooraf geconfigureerd volgens de PCMN: rekeningenklassen, codes, benamingen en bijbehorende fiscale gedragingen.
Dit betekent dat u uw boekhoudplan niet handmatig hoeft te recreëren. U begint met een conforme structuur en past deze aan volgens uw specifieke behoeften. Het is mogelijk om nieuwe rekeningen toe te voegen, benamingen te wijzigen of analytische subrekeningen te creëren, maar de basis is al aanwezig en conform.
Een belangrijk punt voor KMO's die met een boekhouder werken: het Odoo-rekeningschema is exporteerbaar in standaardformaten (Excel, CSV) en de saldi kunnen aan uw externe boekhouder worden doorgegeven volgens een door u gedefinieerd ritme. Odoo is geen gesloten boekhoudsoftware, het werkt samen met de tools van uw boekhouder.
De Belgische versie van Odoo bevat het vooraf geconfigureerde PCMN. De initiële configuratie is een van de eerste stappen van een Odoo-project in België.
De Belgische BTW in Odoo
Wanneer u de Belgische locatie activeert, creëert Odoo automatisch de standaard Belgische belastingen. U hoeft ze niet handmatig in te stellen. Ze dekken de geldende tarieven:
- 21 %: normaal tarief, van toepassing op de meeste goederen en diensten
- 12 %: tussenliggend tarief, sociale woningen en maaltijden geserveerd in restaurants
- 6 %: verlaagd tarief, basisgoederen (voeding, water, boeken, medicijnen)
- 0 %: vrijgestelde of buiten het BTW-gebied vallende handelingen
Elke belasting is gekoppeld aan de tabellen van de Belgische BTW-aangifte. Wanneer u een factuur registreert met een bepaald BTW-tarief, verdeelt Odoo automatisch het bedrag in het juiste vak van de periodieke aangifte. Deze directe link tussen boekhoudkundige handelingen en fiscale aangiften is een van de sterke punten van de Belgische locatie.
De Belgische kortingregel
België heeft een specifieke regel met betrekking tot kortingen en premies. Wanneer een korting wordt aangeboden op een factuur, wordt de btw berekend op het totaalbedrag na korting, ongeacht of de klant van de korting profiteert of niet. Odoo beheert deze regel standaard in zijn Belgische locatie via de parameter "Altijd (op factuur)" in de configuratie van belastingkortingen. Dit is een technisch detail dat misschien onbelangrijk lijkt, maar dat fiscale fouten kan veroorzaken als het niet correct is ingesteld.
De gedeeltelijke aftrekbaarheid voor voertuigen
De btw op bedrijfsvoertuigen is in België in de meeste gevallen beperkt tot 50 % aftrekbaarheid. Odoo integreert deze regel via een specifieke belasting die standaard is aangemaakt in de Belgische locatie (de "21 % auto belasting"), die automatisch het juiste prorata van aftrekbaarheid toepast bij het invoeren van facturen die verband houden met voertuigen.
De btw-aangifte en de Belgische rapporten
In Odoo wordt de periodieke btw-aangifte automatisch gegenereerd op basis van de geregistreerde transacties tijdens de periode. U krijgt toegang via het menu Boekhouding, vervolgens Analyse, en dan Rapporten van de aangifte. Het rapport toont de bedragen per vakje volgens de officiële Belgische tabel.
Odoo genereert het XML-bestand dat compatibel is met Intervat, het platform van de Belgische belastingdienst voor het indienen van btw-aangiften. U bereidt de aangifte voor in Odoo, exporteert het bestand en dient het in via Intervat. De btw-aangifte wordt niet rechtstreeks vanuit Odoo ingediend, maar het bestand is klaar om geïmporteerd te worden zonder verdere verwerking.
Naast de btw-aangifte beheert Odoo ook :
- De jaarlijkse lijst van belastingplichtige klanten: het overzicht van Belgische klanten die aan de btw zijn onderworpen en aan wie u tijdens het boekjaar heeft gefactureerd, verplicht in België voor B2B-transacties
- De Intrastat-aangifte: voor bedrijven die intracommunautaire goederenuitwisselingen met andere EU-landen uitvoeren
- De specifieke rapporten België: de boekhoudrapporten van Odoo hebben een "BE"-versie die de Belgische wettelijke formaten en presentaties toepast
De btw-aangifte in Odoo wordt automatisch voorbereid op basis van de transacties. Het XML-bestand dat compatibel is met Intervat kan rechtstreeks worden geëxporteerd.
PEPPOL native in Odoo: wat verandert er vanaf 2026
Vanaf 1 januari 2026 zijn alle Belgische bedrijven die aan de btw zijn onderworpen verplicht om hun B2B-facturen via het PEPPOL-netwerk te verzenden en te ontvangen, in het gestructureerde UBL 2.1-formaat dat voldoet aan de Peppol BIS Billing 3.0-norm. Een PDF die per e-mail wordt verzonden, voldoet niet meer aan deze wettelijke verplichting, ook al lijkt het nog steeds op een factuur.
Odoo is zelf een PEPPOL-toegangspunt. Dit is een belangrijk voordeel ten opzichte van andere software die een derde partij (zoals Billit of Falco) nodig heeft om toegang te krijgen tot het netwerk. In Odoo Enterprise zijn het verzenden en ontvangen van facturen via PEPPOL inbegrepen zonder extra kosten per document en zonder volumelimiet. Odoo biedt gratis en onbeperkte PEPPOL-toegang.
Hoe PEPPOL in Odoo te activeren
De activatie van PEPPOL in Odoo gebeurt in de module Boekhouding, in de instellingen van het klantenfactuurboek. Er zijn twee formaten beschikbaar: E-FFF (het Belgische XML-formaat) en Peppol BIS Billing 3.0. Voor Belgische B2B-transacties die aan de wettelijke verplichting zijn onderworpen, is Peppol BIS 3.0 van toepassing.
Om ervoor te zorgen dat uw facturen correct via PEPPOL kunnen worden verzonden, moet u op het dossier van elke klant zijn PEPPOL-identificatie invullen. In België zijn er twee mogelijke registers:
- Het Belgische btw-nummer(formaat BE0xxx xxx xxx) voor btw-plichtige bedrijven
- Het ondernemingsnummer BCE(code 0208) voor niet-btw-plichtige entiteiten die toch bereikbaar willen zijn via PEPPOL
Deze configuratie kan in bulk worden uitgevoerd via een Excel-import als u veel klanten heeft die moeten worden bijgewerkt, wat meestal het geval is bij een initiële uitrol.
Wie is er onderworpen aan de PEPPOL-verplichting?Alle Belgische bedrijven die btw-plichtig zijn voor hun binnenlandse B2B-transacties. Uitzonderingen zijn: kassabonnen, pro forma facturen, transacties met niet-btw-plichtige klanten, de gezondheidssector in bepaalde gevallen, en facturen die naar buitenlandse klanten worden verzonden. Niet-btw-plichtigen moeten echter in staat zijn om elektronische facturen van hun leveranciers te ontvangen.
Wat de vergelijking Community vs Enterprise verandert voor de boekhouding
Dit is een punt dat duidelijk moet worden behandeld, omdat het de keuze van de versie voor KMO's die prioriteit geven aan boekhouding, rechtstreeks beïnvloedt.
| COMMUNITY | ONDERNEMING |
|---|---|
| PCMN en basis btw inbegrepen · PEPPOL beschikbaar via de boekhoudmodule · beperkte boekhoudrapporten · geen geavanceerde Belgische rapporten · geen Odoo Sign-module | Volledig native PEPPOL · volledige Belgische wettelijke rapporten · Intrastat-aangifte · geautomatiseerde btw-klantenlijst · geïntegreerde Odoo Sign voor factuurvalidatie · geavanceerde analytische boekhouding |
| Geschikt voor eenvoudige behoeften, met interne technische middelen | Aanbevolen voor Belgische KMO's met PEPPOL-verplichting en volledige rapportagebehoeften |
Bron :officiële documentatie Odoo 18
Voor een Belgische KMO die aan btw is onderworpen en haar boekhouding in Odoo wil beheren zonder afhankelijk te zijn van externe tools voor PEPPOL, is Odoo Enterprise de natuurlijke keuze. De licentiekosten zijn vaak lager dan de cumulatieve kosten van de externe tools die het vervangt.
De interface met de boekhouder of externe accountant
Veel Belgische KMO's vertrouwen hun boekhouding toe aan een externe boekhouder die met zijn eigen tools werkt (Horus Office, Bob50, Winbooks, enz.). Odoo kan op verschillende manieren met deze werkwijze worden geïntegreerd.
De eerste optie is om de boekhouder beperkte toegang tot Odoo te geven, zodat hij de operaties kan raadplegen, de boekingen kan valideren en de aangiften rechtstreeks in de software kan voorbereiden. Deze aanpak is het meest geïntegreerd, maar vereist aanpassing van de accountant.
De tweede optie is om Odoo te gebruiken voor de operationele kant (facturering, aankopen, voorraad) en regelmatig de boekhoudkundige journaals naar de tool van uw boekhouder te exporteren. Odoo kan exports genereren in standaardformaten die de meeste Belgische boekhoudsoftware kan importeren.
De sleutel is om de grens duidelijk te definiëren tussen wat u in Odoo beheert en wat uw boekhouder in zijn eigen tool beheert.Deze vraag moet worden gesteld en opgelost tijdens de afbakening van het project, vóór enige configuratie.
Wat Odoo niet alleen doet
Het is nuttig om precies te zijn over de grenzen. Odoo bereidt de boekhouding voor en genereert de bestanden voor de aangiften, maar het dient ze niet automatisch in bij de belastingadministratie. De btw-aangifte wordt in Odoo voorbereid en geëxporteerd in XML, maar u dient deze in op Intervat. De jaarlijkse klantenlijst wordt in Odoo gegenereerd maar ingediend op het portaal van de bevoegde administratie.
Evenzo worden de jaarlijkse wettelijke financiële staten (balans en resultatenrekening in CNC/CBN-formaat voor indiening bij de BNB) in Odoo voorbereid, maar de formele indiening blijft een aparte stap, vaak uitgevoerd door de boekhouder met zijn eigen software voor wettelijke indiening.
Dit is geen specifieke zwakte van Odoo. Het is de standaardwerking van alle ERP's op de Belgische markt. Officiële indieningen verlopen via aparte overheidsportalen die door de software worden gevoed, maar niet rechtstreeks worden aangestuurd.
De extra Belgische specificiteiten die u moet kennen
De gecertificeerde kassa (FDM)
Voor restaurants, foodtrucks en HORECA-instellingen waarvan de omzet in de horeca een bepaalde drempel overschrijdt, vereist de Belgische wet het gebruik van een gecertificeerde kassa (Black Box of FDM). Odoo integreert met de gecertificeerde kassasystemen die aan deze eis voldoen. Als uw activiteit hierop van toepassing is, moet dit punt worden gecontroleerd tijdens de configuratie van de module Point de Vente.
De SEPA-domiciliëring en de rekeningafschriften
Odoo ondersteunt van nature SEPA-overboekingen en SEPA-mandaten voor automatische betalingen. Voor de bankafstemming is het mogelijk om rekeningafschriften in CODA-formaat (Belgisch bankformaat) of CAMT.053 rechtstreeks in Odoo te importeren om de afstemming van betalingen met open facturen te automatiseren.
Het ondernemingsnummer BCE op de facturen
Belgische facturen moeten het ondernemingsnummer BCE (BTW-nummer BE) van de uitgever vermelden. Odoo beheert dit veld van nature in de bedrijfsinstellingen en drukt het automatisch af op de gegenereerde facturen.
De status van de verzending van facturen via PEPPOL is in real-time zichtbaar in Odoo. Een factuur die via het PEPPOL-netwerk is verzonden, geeft aan of deze goed is ontvangen door de ontvanger.
Wat te onthouden voor een Belgische KMO
Odoo is zeer goed aangepast aan de Belgische boekhouding. De Belgische oorsprong verklaart voor een groot deel de kwaliteit van de lokalisatie: de PCMN, de BTW-tarieven, de aftrekregels, de aangifteformaten en PEPPOL worden allemaal van nature beheerd, zonder extra derde modules aan te kopen.
Voor KMO's die een PEPPOL-verplichting hebben en die elektronische facturatie willen beheren zonder per document of per verzending te betalen, is Odoo Enterprise waarschijnlijk de meest voordelige optie op de markt: de toegang tot PEPPOL is inbegrepen in de licentie zonder extra kosten, in tegenstelling tot veel concurrerende oplossingen die voor elk verzonden document kosten aanrekenen.
De sleutelvraag die gesteld moet worden voordat een Odoo-project in België wordt gelanceerd, is die van de interface met uw boekhouder. Als uw accountant bereid is om rechtstreeks in Odoo te werken of regelmatig exports te accepteren, verloopt het project zeer goed. Als uw boekhouder gehecht is aan een werkwijze die niet gemakkelijk met Odoo integreert, is het beter om dit punt vooraf te verduidelijken in plaats van het pas na de productie te ontdekken.
VERBONDEN PAGINA'S